Niewłaściwa ewidencja palet oznacza dla firm logistycznych wymierne, sięgające nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych, straty finansowe. Zobacz, jak im zapobiec.

Firmy, które wysyłają do odbiorców nowe nośniki, zwrotnie nierzadko otrzymują palety, uszkodzone lub niespełniające standardów. Zmusza je to do zakupu nowych, a więc – generuje dodatkowe koszty i pochłania czas potrzebny na ich ewidencję. Odpowiedzią na te wyzwania jest oprogramowanie Studio.palety.net, które umożliwia:

  • sprawną ewidencję palet zwrotnych;
  • kontrolę jakości i ilości nośników na każdym etapie obrotu;
  • optymalizację kosztów związanych z gospodarką paletową.

Dlaczego zarządzanie gospodarką paletową ma znaczenie?

Paleta zabezpiecza produkty przed uszkodzeniem podczas transportu i umożliwia łatwe składowanie w magazynach – także w magazynach wysokiego składowania. Wysyłane są do klienta razem z ładunkiem i powinny wrócić do dostawcy w nienaruszonym stanie.

W praktyce kontrola przepływu i ewidencja palet jest jednak trudna. Odpowiedzialność za jakość nośników bywa rozmyta, jej weryfikacja – czasochłonna, a konieczność uzupełnienia braków – kosztowna.

Ewidencja obrotu palet zwrotnych

Dla ułatwienia i automatyzacji procesów logistycznych palety wyposażone są w etykiety logistyczne wypełnione informacjami wg standardu GS1. Zawierają one kod kreskowy produktu, numer serii, dostawcę i odbiorcę końcowego.

Ewidencja ilościowa palet pozwala kontrolować rozrachunki z kontrahentami na poziomie sztuk. Równie istotna jest jednak ich ewidencja jakościowa.

Między firmami codziennie przepływają miliony palet. Koszt jednej palety typu EUR (palety licencjonowane przez organizację EPAL) to kilkadziesiąt złotych. Jej uszkodzenie, zgubienie czy kradzież, przy dużej skali działalności rodzi poważne konsekwencje biznesowe.

Każda paleta, która nie została przyjęta lub ta, która wróciła uszkodzona, to dodatkowy koszt.

Prawo wymaga, by paleta, która nie spełnia wymogów jakościowych została zutylizowana i zastąpiona autoryzowanym nośnikiem. Rynek jest jednak nieszczelny.

Nie brakuje dostawców, którzy próbują „przerzucić” problem utylizacji na kolejne ogniwo w łańcuchu dostaw. Jest też wielu takich, którzy w miejsce autoryzowanych nośników, wprowadzają falsyfikaty, choć – zgodnie z prawem – to przestępstwo zagrożone nawet karą pozbawienia wolności.

Wyzwaniem jest jednak zarówno brak uniwersalnych standardów, jak i rozbudowana administracja:

  • Spółka może bowiem kupować towar wraz z opakowaniem i na paletą. Koszt każdego nośnika jest wykazywany na fakturze, ale opakowania wykorzystywane powtórnie, należy przyjąć do ewidencji magazynowej. Wykazuje się je jako pozycje zapasów materiałowych.
  • Spółka może też wpłacić kaucję z palety, którą otrzymuje z powrotem w mmencie zwrotu nośnika. Opakowania kaucjowane powinno się wtedy wykazywać w ewidencji pozabilansowej. Właścicielem opakowań jest wtedy sprzedawca, który wykazuje je w swoich aktywach. Nabywca powinien jednak prowadzić ewidencję opakowań kaucjowanych.
  • Koszt opakowań jednorazowego użytku (np. palet jednorazowych) można odpisać jednorazowo w momencie nabycia.

W każdym z tych przypadków, wyzwaniem jest jednak weryfikacja autentyczności, jakości i ilości palet, które przepływają przez organizację.

Konsekwencją niewłaściwego zarządzania gospodarką paletową są koszty wynikające z konieczności zakupu nowych nośników oraz utylizacją zniszczonych, a nawet – jeśli odpowiednio przygotowanych nośników zabraknie – przerwanie ciągłości dostaw,

Wynajem palet (tzw. pooling)

Rozwiązaniem wielu problemów wynikających z zarządzaniem gospodarką paletową, okazał się ich outsourcing. Organizacja decydujące się na wynajem palet, nie ponoszą kosztów związanych z recyklingiem i odzyskiem palet, także redukują wydatki związane z zarządzaniem gospodarką paletową. Jedną z organizacji zajmujących się wynajmem palet jest CHEP, która oferuje swoim klientom narzędzia do zarządzania paletami.

StudioPalety.net to oprogramowanie ewidencji palet, które pozwala na kontrolę liczby palet na każdym etapie obrotu, a co za tym idzie – skuteczne zarządzanie ich kosztami.

StudioPalety.net. Jakie korzyści daje?

  • Pozwala rejestrować przepływ palet w organizacji

Dane dotyczące wydania, przyjęcia, zwrotu, przepływów pomiędzy firmami oraz przesunięć magazynowych są rejestrowane w centralnej bazie danych, co pozwala w każdej chwili sprawdzić, gdzie znajdują się opakowania, jakich brakuje oraz kto, komu i ile opakowań „zalega”.

  • Umożliwia kontrolę kosztów gospodarki paletowej

Obliczanie sald palet jest prowadzone z uwzględnieniem każdego etapu łańcucha dostaw. System pozwala prezentować stany i zadłużenia w kontekście kontrahenta, przewoźnika, magazynu.

  • Jego obsługa wymaga jedynie przeglądarki internetowej

StudioPalety.net to oprogramowanie dostępne w dowolnej przeglądarce internetowej. Jego obsługa nie wymaga kompetencji programistycznych, a jedynie dostępu do komputera. Rozliczenie i potwierdzanie sald się wykonuje się online.

  • Można go dowolnie konfigurować, dopasowując do potrzeb organizacji

StudioPalety.net to program, który można dowolnie konfigurować przy wdrożeniu, maksymalnie dopasowując jego możliwości do indywidualnych potrzeb organizacji.

  • Pozwala na analizę danych, co z kolei umożliwia śledzenie trendów i optymalizację procesów

Dane, przechowywane w centralnej bazie, można analizować i prezentować w różnych ujęciach, a wnioski mogą posłużyć do usprawnienia procesów, optymalizacji kosztów i zwiększenia wydajności pracowników. Wszystkie raporty są wyświetlane na ekranie, zapisywane do arkuszy excel lub wysyłane na zadeklarowane adresy e-mail.

Ewidencja palet