Aplikacja do ewidencji palet działa na terminalu w strefie przyjęć, więc operacja trafia do systemu w momencie jej wykonania, nie po fakcie. Śledzi lokalizację nośników, generuje kwity paletowe automatycznie i synchronizuje się z systemami magazynowymi już działającymi w firmie.
Ewidencja palet w aplikacji mobilnej łączy dwie sprawy, które przy pracy na papierze albo w arkuszu są rozdzielone: zapis lokalizacji nośnika w chwili jego przesunięcia oraz przeliczenie salda z kontrahentem po każdej operacji. Poniżej opisujemy, jak wygląda to w praktyce - od rejestracji na terminalu w strefie przyjęć, przez śledzenie palety na hali, po rozliczenie z partnerem handlowym.
Poniższe trzy sekcje pokazują to z osobna: najpierw sam moment rejestracji i lokalizację palety, potem stan techniczny nośnika razem z integracjami i rozliczeniami, na końcu urządzenia i etykiety, na których opiera się codzienna praca z aplikacją.
Rejestracja i lokalizacja palety w aplikacji
Jak przebiega rejestracja operacji w aplikacji
Cały proces rozgrywa się na terminalu w strefie przyjęć, bez dodatkowych kroków papierowych.
- Pracownik otwiera aplikację na terminalu w strefie przyjęć i rejestruje operację w momencie jej wykonania.
- Aplikacja zapisuje lokalizację palety i aktualizuje jej bieżący status w systemie.
- System generuje kwit paletowy automatycznie, bez potrzeby wypełniania osobnego dokumentu.
- Dane synchronizują się z systemem WMS już działającym w firmie, więc stan magazynowy jest zawsze aktualny.
Rejestracja nie różni się w zależności od rodzaju operacji - przyjęcie, wydanie i przesunięcie korzystają z tego samego formularza na terminalu, więc pracownik nie musi uczyć się osobnego procesu dla każdego typu dokumentu. Ten sam ekran sprawdza się też przy rozładunku transportu od kilku dostawców jednego dnia - każda dostawa trafia do systemu jako osobna, w pełni identyfikowalna operacja.
Śledzenie każdej palety i kontrola nad jej obiegiem
Program do ewidencji palet, taki jak Studio PWS.net, zapisuje lokalizację nośnika przy każdej operacji - przyjęciu, wydaniu i przesunięciu - więc odczyt bieżącego miejsca składowania nie wymaga szukania go na hali. Saldo palet u każdego kontrahenta aktualizuje się automatycznie po zarejestrowaniu operacji, co ogranicza spory o liczbę nośników w obiegu i pozwala szybciej wychwycić rozbieżność, zanim urośnie do większego problemu.
W praktyce system rozróżnia trzy podstawowe stany nośnika: na magazynie własnym, w transporcie do kontrahenta albo na magazynie kontrahenta. Zmiana stanu następuje automatycznie w chwili rejestracji operacji, więc nie trzeba osobno prowadzić żadnego zewnętrznego zestawienia z aktualną pozycją każdej palety.
Historia operacji i odpowiedzialność za wpis
Każda operacja zapisuje się w systemie razem z datą, godziną i danymi pracownika, który ją zarejestrował. Dzięki temu w razie rozbieżności można sprawdzić, kto i kiedy zarejestrował daną operację, zamiast opierać się na pamięci zespołu. Ten sam zapis ułatwia też wyjaśnienie sytuacji, w której dwóch pracowników zarejestrowało tę samą paletę w różnych miejscach - historia pokazuje kolejność zdarzeń, a nie tylko stan końcowy.
Wykorzystanie danych o lokalizacji do planowania przestrzeni
Znajomość aktualnej lokalizacji każdej palety ułatwia planowanie jej składowania i przemieszczania, zamiast przydzielać miejsce na hali na chybił trafił. Inwentaryzacja oparta na danych z aplikacji nie wymaga wstrzymania pracy całego magazynu na cały dzień - stan można weryfikować strefami, w miarę bieżącej pracy, zamiast liczyć wszystkie palety naraz.
Nazwanie stref i regałów w sposób jednoznaczny dla całego zespołu, a nie tylko dla osoby, która je wprowadzała, dodatkowo skraca czas odnalezienia palety. Nowy pracownik odczytuje wtedy lokalizację z systemu równie łatwo, jak osoba pracująca w magazynie od dawna.
Bezpieczeństwo pracy przy znanej lokalizacji palety
Aktualna informacja o stanie i lokalizacji palet pomaga unikać przeciążania regałów i nieprawidłowego składowania, co ogranicza ryzyko wypadku przy pracach transportowych. Szybsze odnalezienie konkretnej palety skraca też czas jej obsługi, więc pracownik spędza mniej czasu na szukaniu, a więcej na samej operacji.
Zdjęcie uszkodzonej palety, dołączone do dokumentu w module plików, stanowi dodatkowy dowód przy ewentualnym wyjaśnianiu z kontrahentem przyczyny uszkodzenia, zamiast opisywać sytuację wyłącznie słownie po fakcie.
Stan techniczny palet, integracje i rozliczenia
Monitorowanie stanu technicznego palet
Ocena stanu technicznego nośnika - sprawna, uszkodzona, do wymiany - trafia do systemu przy tej samej operacji, w ramach której paleta jest rejestrowana, zgodnie z zasadami kontroli jakości palet. Dzięki temu naprawę lub wycofanie uszkodzonej palety z obiegu można zaplanować z wyprzedzeniem, zamiast reagować dopiero, gdy ułożony na niej towar ulegnie uszkodzeniu.
Klasyfikacja stanu jest widoczna przy każdej pozycji w systemie, więc osoba przygotowująca wydanie towaru widzi od razu, czy dostępna paleta nadaje się do dalszego użytku, bez fizycznego sprawdzania każdej sztuki na hali przed załadunkiem.
Integracja z systemami WMS, ERP i CRM
Dane o paletach synchronizują się z systemem WMS, systemami ERP (w tym SAP), CRM oraz systemami e-commerce już działającymi w firmie, a także z wagami paletowymi przy ważeniu towaru. Stan magazynowy nie wymaga więc podwójnego wprowadzania - raz zarejestrowana operacja jest widoczna we wszystkich połączonych systemach.
W praktyce oznacza to, że stan magazynowy trafia do WMS, dane rozliczeniowe do systemu ERP, informacje o kontrahencie do CRM, a zamówienia z kanału internetowego do systemu e-commerce - każdy z tych systemów odczytuje dane paletowe bez ręcznego eksportu i importu plików między nimi.
Automatyczny kwit paletowy i rozliczenia sald
Kwit paletowy powstaje automatycznie w momencie rejestracji operacji, bez wypełniania osobnego dokumentu, a każda operacja na palecie trafia do historii, z której można szybko przygotować raport lub zestawienie. Dane te zasilają też rozliczenia i salda - saldo palet z każdym kontrahentem jest liczone na bieżąco, więc uzgadnianie stanu nośników w obiegu nie wymaga osobnego zestawienia na koniec miesiąca.
Do każdego dokumentu można dodać notatkę, załączyć plik lub zdjęcie oraz prowadzić dyskusję z innym pracownikiem bezpośrednio przy danej operacji, a całość w razie potrzeby wyeksportować. Wyjaśnienie spornej pozycji z kontrahentem nie wymaga wtedy przeszukiwania osobnej korespondencji e-mailowej.
Eksport danych i przygotowanie do rozliczenia
Zestawienie sald i historii operacji można wyeksportować i przekazać kontrahentowi jako podstawę do uzgodnienia stanu, zamiast przepisywać dane ręcznie do osobnego pliku przed każdym spotkaniem rozliczeniowym. Ten sam eksport przydaje się przy przygotowaniu danych dla księgowości, gdy trzeba wykazać liczbę palet w obiegu na dany dzień.
Przy większej liczbie kontrahentów eksport można ograniczyć do jednego partnera naraz, więc rozmowa rozliczeniowa z danym kontrahentem opiera się wyłącznie na dotyczących go danych, bez przeszukiwania pełnego zestawienia obejmującego cały magazyn.
Praca ręczna a aplikacja do ewidencji palet
Poniższe zestawienie porządkuje różnicę między podejściem ręcznym a pracą z aplikacją dla czterech obszarów opisanych wyżej.
| Obszar | Podejście ręczne | Aplikacja do ewidencji palet |
|---|---|---|
| Lokalizacja palety | Ręczne wyszukiwanie na hali | Natychmiastowy odczyt z systemu |
| Inwentaryzacja | Wymaga wstrzymania pracy magazynu | Może przebiegać w sposób ciągły |
| Stan techniczny palety | Zauważany dopiero przy uszkodzeniu towaru | Monitorowany na bieżąco, naprawa z wyprzedzeniem |
| Rozliczenie z kontrahentem | Ręczne uzgadnianie sald | Dane do rozliczeń aktualne na bieżąco |
Te cztery obszary - lokalizacja, inwentaryzacja, stan techniczny i rozliczenia - w praktyce działają razem: dokładniejsza lokalizacja ułatwia inwentaryzację, a bieżący stan techniczny i saldo skracają czas potrzebny na rozliczenie z kontrahentem. Widać to najwyraźniej przy większym obrocie palet, gdy ręczne uzgadnianie tych czterech obszarów osobno zajmowałoby zespołowi kilka godzin w miesiącu, a w aplikacji dane są gotowe na bieżąco, bez dodatkowej pracy na koniec okresu rozliczeniowego.
Urządzenia, etykiety i wdrożenie aplikacji
Praca z komputera, tabletu i telefonu
Aplikacja działa w przeglądarce na Windows, macOS, Android i iOS, więc terminal w strefie przyjęć i komputer w biurze pokazują te same, bieżące dane bez potrzeby instalowania osobnego oprogramowania na każdym urządzeniu.
Logowanie odbywa się przez ten sam ekran niezależnie od urządzenia, więc przejście z terminala na hali do komputera w biurze nie wymaga uczenia się innego układu ekranu ani zapamiętywania osobnego adresu dla wersji mobilnej.
Uprawnienia dostępu na poziomie konta
Dostęp do poszczególnych funkcji można ograniczyć na poziomie konta użytkownika - magazynier rejestrujący przyjęcia i wydania nie musi mieć dostępu do pełnych raportów rozliczeniowych, a osoba odpowiedzialna za kontakt z kontrahentami może nie potrzebować dostępu do funkcji magazynowych. Ogranicza to ryzyko przypadkowej zmiany danych, do których dany pracownik nie powinien mieć dostępu.
Taki podział uprawnień ułatwia też wdrażanie nowych osób - nowy magazynier od pierwszego dnia widzi wyłącznie ekrany potrzebne do rejestracji operacji, zamiast przeklikiwać się przez funkcje, z których i tak nie będzie korzystał.
Etykiety i kody przy lokalizacji palety
Rejestracja operacji opiera się na etykietach i kodach już stosowanych w logistyce - EAN-13, EAN-128, kodach QR i etykietach GS1, a przy transporcie także na danych z dokumentu CMR. Zeskanowanie kodu przy przyjęciu czy wydaniu jest szybsze niż ręczne wpisywanie numeru palety i ogranicza ryzyko pomyłki przy wyborze niewłaściwego nośnika.
Ten sam kod, zeskanowany przy przyjęciu, pozwala też szybciej odnaleźć paletę przy późniejszym wydaniu lub przesunięciu - nie trzeba wpisywać numeru ręcznie ani szukać go w osobnym zestawieniu.
Wdrożenie i pierwsze dni pracy z aplikacją
Wdrożenie zaczyna się od inwentaryzacji stanu otwarcia - to najdłuższy etap całego procesu, nie samo uruchomienie aplikacji. Sprawna gospodarka paletami zależy potem od konsekwentnego rejestrowania każdej operacji od pierwszego dnia, a w razie pytań na starcie dostępne jest wsparcie w trybie NBD, czyli w następnym dniu roboczym.
Warto też od razu ustalić nazewnictwo stref i regałów oraz krótko przeszkolić zespół z rejestrowania podstawowych operacji - jedno wspólne szkolenie na starcie zajmuje mniej czasu niż tłumaczenie tego samego indywidualnie każdemu kolejnemu, nowemu pracownikowi.
Glosariusz
Miejsce składowania nośnika w magazynie, śledzone w systemie w czasie rzeczywistym.
Wymiana danych między programem paletowym a innymi systemami, np. WMS.
Różnica między paletami wydanymi a zwróconymi wobec danego kontrahenta.
Dokument potwierdzający operację, generowany automatycznie przy rejestracji w systemie.
Najczęściej zadawane pytania
Czy aplikacja działa na terminalach z Androidem?
Tak, Studio PWS.net jest dostępne z przeglądarki, więc działa na terminalach z Androidem bez dodatkowej instalacji.
Czy śledzenie lokalizacji wymaga oznaczania palet kodami?
Nie jest wymagane, choć przyspiesza rejestrację - lokalizację można też wprowadzać ręcznie przy każdej operacji.
Czy aplikacja integruje się z systemem WMS?
Tak, dane o paletach mogą synchronizować się z systemem WMS już działającym w firmie, bez podwójnego wprowadzania informacji.
Ile czasu zajmuje wdrożenie aplikacji do ewidencji palet?
Najdłuższym etapem jest inwentaryzacja stanu otwarcia, nie samo uruchomienie aplikacji - w praktyce to kwestia dni.
Aplikacja do ewidencji palet - lokalizacja i rozliczenia
Aplikacja do ewidencji palet - lokalizacja i rozliczenia