Ewidencja palet odpowiada na dwa pytania: ile nośników mamy i komu ile jesteśmy winni. Pierwsze jest kwestią liczenia, drugie - dokumentowania. Firmy, które mają problem z saldami, zwykle radzą sobie z pierwszym i zaniedbują drugie: palety fizycznie są policzone, ale nie wiadomo, na czyje konto zapisać różnicę.
Podstawą dokumentacyjną są dokumenty przyjęcia i wydania, uzupełnione o kwit paletowy przy każdej operacji z udziałem kontrahenta. Dokument WZ dotyczy towaru i nie zastępuje kwitu - to częsty błąd, przez który zwrot palet nie ma pokrycia w papierach.
Arkusz kalkulacyjny wystarcza do momentu, w którym ewidencję prowadzi jedna osoba i obrót jest stabilny. Problemy zaczynają się przy pracy równoległej, przy historii zmian i przy pytaniu, jak wyglądało saldo trzy miesiące temu - na te pytania plik Excel nie odpowiada bez dyscypliny, której w praktyce nikt nie utrzymuje.
Gospodarka paletowa prowadzona w systemie różni się tym, że dokument i saldo powstają w jednym momencie. Nie ma etapu przepisywania danych, więc nie ma też rozbieżności między tym, co jest w dokumentach, a tym, co pokazuje zestawienie.
