Aplikacja mobilna rejestruje operację w momencie i miejscu, w którym się odbywa - na terminalu Android w strefie przyjęć, a nie w biurze na podstawie papierowej notatki. Działa w przeglądarce, więc te same dane są dostępne z komputera, tabletu i telefonu bez osobnej instalacji.
Najczęstsza przyczyna niezgodnych sald nie leży w systemie, tylko w opóźnieniu. Magazynier przyjmuje palety, zapisuje liczbę na kartce, a wprowadzenie do ewidencji następuje po kilku godzinach albo następnego dnia. W tym oknie czasowym powstaje większość błędów - i wszystkie są trudne do odtworzenia po fakcie.
Aplikacja mobilna zamyka to okno. Operacja jest rejestrowana w momencie, w którym się odbywa, przez osobę, która ją wykonuje. Kwit paletowy powstaje od razu i może zostać podpisany przez kierowcę na ekranie terminala, bez drogi przez biuro.
Studio PWS.net działa w przeglądarce, więc te same dane są dostępne z terminala Android w magazynie, z komputera w biurze i z telefonu poza firmą. Nie ma osobnej wersji mobilnej do zsynchronizowania - jest jedna baza i różne urządzenia dostępu.
Osobnym wątkiem jest wybór między arkuszem kalkulacyjnym a dedykowanym oprogramowaniem. Excel wygrywa prostotą startu i przegrywa wszystkim innym: pracą wielu osób naraz, historią zmian, kontrolą uprawnień i dostępem z magazynu.
Co realnie robi się na terminalu w strefie przyjęć
Praca mobilna w magazynie sprowadza się do kilku powtarzalnych czynności, które nie wymagają pełnego ekranu komputera - liczy się szybkość pojedynczej operacji, nie przegląd wielu danych naraz.
- Skanowanie kodu kreskowego palety lub dostawy zamiast ręcznego wyszukiwania pozycji na liście.
- Wybór rodzaju operacji - przyjęcie, wydanie, przesunięcie - z prostego formularza dopasowanego do małego ekranu.
- Odbiór podpisu kierowcy bezpośrednio na ekranie, bez drukowania papierowego kwitu.
- Szybkie sprawdzenie salda kontrahenta, gdy pojawia się wątpliwość jeszcze przy rampie.
Bardziej złożone zadania - przegląd rozliczeń za dłuższy okres, konfiguracja kontrahentów, generowanie zestawień - zostają po stronie komputera, gdzie większy ekran ułatwia pracę z wieloma danymi naraz.
W praktyce skanowanie obejmuje trzy formaty etykiet zgodne ze standardem GS1: jednowymiarowe kody EAN-13 i EAN-128 oraz dwuwymiarowy QR Code. Większość palet i dostaw ma już naklejony jeden z tych kodów przez dostawcę, więc terminal odczytuje go bez dodatkowego oznaczania na miejscu. Wybór urządzenia zależy przy tym od charakteru pracy, nie tylko od tego, co akurat jest pod ręką - telefon sprawdza się przy pojedynczych, szybkich operacjach rejestrowanych wprost przy palecie, tablet przy przemieszczaniu się po całym magazynie, a komputer przy pracy z większą ilością danych naraz. W chłodni, w rękawicach roboczych albo przy deszczu na rampie telefon lub tablet w obudowie ochronnej sprawdza się lepiej niż urządzenie bez zabezpieczenia.
Zeskanowanie i zapisanie operacji od razu zmienia widoczny status palety - system rozróżnia nośnik znajdujący się na magazynie własnym, w transporcie do kontrahenta i na magazynie kontrahenta, aktualizując stan automatycznie przy każdej rejestracji. Dostęp do poszczególnych funkcji terminala można ograniczyć na poziomie konta użytkownika, co ma znaczenie tam, gdzie z jednego urządzenia w strefie przyjęć korzysta kilku pracowników na zmiany. Przy operacji budzącej wątpliwość - na przykład rozbieżnej liczbie palet przy rozładunku - da się od razu dopisać notatkę albo dołączyć zdjęcie wprost z terminala, zamiast opisywać sytuację z pamięci następnego dnia.
Excel a aplikacja mobilna - gdzie kończy się arkusz
Arkusz kalkulacyjny da się otworzyć na telefonie, ale nie da się w nim wygodnie skanować kodów ani zbierać podpisu kierowcy na ekranie - a to właśnie te dwie czynności najbardziej przyspieszają rejestrację w strefie przyjęć. Różnica ujawnia się dopiero w praktyce, nie na etapie porównywania opisów funkcji.
Drugi problem Excela na terminalu to praca zespołowa - plik otwarty przez jedną osobę blokuje albo naraża na nadpisanie zmian wprowadzanych przez kogoś innego w tym samym czasie. Aplikacja webowa, taka jak Studio PWS.net, rozwiązuje to przez wspólną bazę danych zamiast pojedynczego pliku.
Trzecia różnica ujawnia się dopiero, gdy coś się stanie z samym urządzeniem. Plik Excela zapisany lokalnie ginie razem z laptopem albo zostaje przypadkowo nadpisany, a o kopię zapasową trzeba pamiętać ręcznie. Dane wpisane z terminala trafiają od razu do wspólnej bazy w chmurze, która w wariantach SaaS ma bieżącą, 7-dniową kopię zapasową utrzymywaną niezależnie od tego, czy ktoś w firmie akurat o niej pamięta.
Przejście z arkusza na aplikację najłatwiej zaplanować przy okazji inwentaryzacji, w czterech krokach: ustalenie stanu palet u każdego kontrahenta, import danych wejściowych z arkusza - stanu otwarcia i listy kontrahentów, wprowadzenie zaimportowanego stanu jako punktu startowego w systemie, i dopiero od tego momentu rejestrowanie bieżących operacji już z terminala, nie z pliku. Ciągłość sald zostaje zachowana - migracja przejmuje historyczny stan z Excela, zamiast liczyć od zera.
Cennik i czas wdrożenia aplikacji mobilnej
Aplikacja mobilna nie jest osobnym produktem do dokupienia, tylko elementem wariantu licencji Studio PWS.net. Wariant Basic - od 500 PLN netto miesięcznie, do 10 użytkowników - nie obejmuje aplikacji mobilnej ani integracji, to opcja dla zespołu pracującego wyłącznie z komputera w biurze. Aplikacja mobilna Android i iOS pojawia się od wariantu Standard - od 1000 PLN netto miesięcznie, do 25 użytkowników - razem z integracją z systemem ERP, w tym z SAP. Wariant Procesor, od 2000 PLN netto miesięcznie, znosi limit użytkowników i dodaje integrację z ERP oraz API, z wyborem między pracą w chmurze SoftwareStudio a instalacją na własnym serwerze. Pełny zakres wariantów i czynniki wpływające na ostateczną wycenę - liczba lokalizacji magazynowych, zakres integracji, migracja danych z Excela - opisuje cennik Studio PWS.net.
Samo uruchomienie pracy mobilnej trwa krótko, bo aplikacja działa w przeglądarce bez instalacji na terminalach - nie trzeba konfigurować każdego urządzenia z osobna. Najdłuższym etapem całego wdrożenia bywa nie start systemu, tylko inwentaryzacja stanu otwarcia - w praktyce kwestia dni, nie tygodni, chyba że wdrożenie obejmuje też integrację z ERP. Szkolenie zespołu z obsługi terminala zajmuje zwykle kilkanaście minut na osobę dzięki prostemu interfejsowi ograniczonemu do kilku powtarzalnych czynności - nie trzeba osobno szkolić z wersji mobilnej i komputerowej, bo ekran logowania i układ formularza są takie same na obu. Pełną specyfikację techniczną - środowisko serwerowe, wersje językowe, standardy etykiet - opisuje strona specyfikacji.
Glosariusz
Urządzenie mobilne z systemem Android używane w magazynie do skanowania kodów i rejestracji operacji z poziomu przeglądarki.
Program działający w przeglądarce internetowej, dostępny z dowolnego urządzenia bez instalacji osobnego oprogramowania.
Odręczny podpis złożony na ekranie terminala i zapisany bezpośrednio w dokumencie, bez drukowania papierowej wersji.
Najczęściej zadawane pytania
Czy aplikacja wymaga instalowania czegoś na terminalu?
Nie - wystarczy przeglądarka. Terminal z Androidem, tablet, telefon i komputer korzystają z tego samego adresu i tych samych danych logowania, bez osobnej aplikacji do pobrania ze sklepu.
Czy skanowanie kodów kreskowych wymaga dodatkowego czytnika?
Nie zawsze - kamera terminala lub telefonu wystarcza do odczytu większości kodów, choć dedykowany czytnik przyspiesza pracę przy dużym natężeniu operacji.
Co się dzieje z danymi wpisanymi offline, poza zasięgiem sieci?
Zależy od konfiguracji - podstawowa wersja wymaga połączenia z siecią w momencie zapisu, więc warto sprawdzić zasięg Wi-Fi w newralgicznych strefach magazynu przed wdrożeniem pracy mobilnej.
Czy kierowca może podpisać kwit paletowy bezpośrednio na terminalu?
Tak - podpis odręczny składany na ekranie trafia od razu do dokumentu, bez drukowania i ponownego skanowania papierowej wersji.
Czy warto migrować z Excela na aplikację mobilną od razu, czy stopniowo?
Stopniowo bywa bezpieczniej - część firm zaczyna od jednej strefy magazynu albo jednego typu operacji, sprawdza, jak zespół radzi sobie ze zmianą, i dopiero potem rozszerza pracę mobilną na resztę procesów.
