System magazynowy palet działa w przeglądarce, bez instalacji na każdym stanowisku, i jest dostępny z komputera, tabletu i telefonu z tą samą, zawsze aktualną bazą danych. W odróżnieniu od arkusza kalkulacyjnego czy pełnego systemu WMS skupia się konkretnie na ewidencji, saldach i rozliczaniu nośników zwrotnych.
System magazynowy palet to oprogramowanie do śledzenia obiegu nośników - ich lokalizacji, sald z kontrahentami i historii operacji. Poniżej pokazujemy, czym różni się od pełnego systemu WMS, jak wygląda dostęp w modelu SaaS bez instalacji, które urządzenie wybrać do jakiej czynności w magazynie i na co zwrócić uwagę przy wyborze konkretnego rozwiązania.
Czym jest system magazynowy palet i czym różni się od WMS
System paletowy a WMS
System paletowy skupia się na ewidencji i saldach nośników, a WMS zarządza całym towarem i jego lokalizacjami w magazynie. Oba mogą działać razem - stany towarowe synchronizują się z systemem WMS już wdrożonym w firmie, a system paletowy dokłada warstwę rozliczeń z kontrahentami i przewoźnikami, opisaną szerzej przy ewidencji palet.
Jak system śledzi lokalizację nośników
Lokalizacja aktualizuje się na podstawie rejestrowanych operacji - przyjęcie, przesunięcie i wydanie zmieniają zapisane miejsce palety w czasie rzeczywistym, bez osobnego kroku inwentaryzacyjnego po każdej zmianie.
Dla jakiej skali firmy ma to sens
Podstawowe funkcje - ewidencja przyjęć, wydań i sald - przydają się już przy kilkudziesięciu paletach w obrocie. Skala firmy decyduje raczej o tym, ile dodatkowych modułów warto włączyć, nie o tym, czy system w ogóle ma sens.
Jedna baza danych dla wszystkich modułów systemu
Dostęp z przeglądarki - model SaaS bez instalacji
Oprogramowanie w modelu SaaS (Software as a Service) działa w przeglądarce i jest hostowane po stronie dostawcy, więc nie wymaga instalacji na lokalnym komputerze ani ręcznego wgrywania aktualizacji. Nowa wersja funkcji pojawia się dla wszystkich użytkowników jednocześnie, bez przestoju na wdrożenie po stronie klienta.
Dane są przechowywane centralnie, a nie lokalnie na urządzeniu - to dlatego kilka osób może pracować na tych samych danych jednocześnie bez ryzyka nadpisania czyichś zmian, tak jak bywa przy współdzielonym pliku Excela wysyłanym mailem między działami.
Praca na komputerze, tablecie i telefonie
Uprawnienia są przypisane do konta użytkownika, a nie do urządzenia - ta sama osoba widzi te same funkcje niezależnie od tego, czy loguje się z komputera, tabletu czy telefonu, a wszystkie trzy korzystają z jednej, wspólnej bazy danych. W praktyce zespoły nie wybierają jednego urządzenia na stałe, tylko dopasowują je do rodzaju czynności wykonywanej w danym momencie.
Telefon lub tablet w obudowie ochronnej sprawdza się szczególnie w trudniejszych warunkach - niskiej temperaturze chłodni, rękawicach roboczych czy deszczu przy rampie - gdzie liczy się szybkość wykonania jednej operacji, a nie wygoda przeglądania wielu danych naraz. Dostęp z poziomu aplikacji mobilnej obejmuje te same funkcje ewidencyjne co wersja komputerowa, tylko dostosowane do mniejszego ekranu.
| Urządzenie | Najlepsze do | Przykład zastosowania |
|---|---|---|
| Komputer | Pracy z dużą ilością danych naraz | Przegląd rozliczeń i sald za dłuższy okres, zestawienia dla kilku kontrahentów |
| Tablet | Pracy w ruchu po magazynie | Sprawdzenie salda kontrahenta bezpośrednio przy regale |
| Telefon | Pojedynczych, szybkich operacji | Rejestracja jednej dostawy lub zwrotu na miejscu, bez kartki i długopisu |
Integracja z innymi narzędziami IT
Program paletowy najwięcej daje, gdy wymienia dane automatycznie z systemami, które firma już ma wdrożone - ERP, księgowość, WMS - zamiast wymagać ręcznego eksportu i importu plików za każdym razem. Pełną listę obsługiwanych integracji, w tym SAP, znajdziesz na stronie specyfikacji technicznej.
Większość rozwiązań pozwala też wyeksportować pojedyncze dokumenty i raporty do PDF lub arkusza kalkulacyjnego, gdy potrzebne jest zestawienie w innym formacie niż widok w systemie. Te same dane zasilają moduł sald paletowych i regularną kontrolę jakości nośników, więc nie trzeba prowadzić ich osobno w kolejnym arkuszu.
Eksport do PDF i arkusza bez opuszczania systemu
Jak wybrać system dla swojej firmy
Oferta na rynku jest szeroka, a różnice między systemami bywają trudne do oceny na podstawie samej listy funkcji. Cztery kryteria poniżej w praktyce najbardziej wpływają na codzienną pracę z takim narzędziem.
- Łatwość obsługi przez zespół - warto sprawdzić interfejs w praktyce, a nie tylko na podstawie opisu funkcji.
- Zakres integracji z już używanymi narzędziami - czy program wymienia dane z ERP i księgowością automatycznie, czy wymaga ręcznego eksportu.
- Dostępność wsparcia przy wdrożeniu - migracja danych historycznych i konfiguracja pod specyfikę magazynu rzadko przebiega bezproblemowo.
- Możliwość przetestowania na realnych danych własnej firmy, zanim zapadnie decyzja o wdrożeniu na stałe.
Sprawdzone rozwiązanie w tym obszarze pokazujemy na przykładzie Studio PWS.net - pełny zakres funkcji i modułów opisujemy też w dziale programów do palet.
Glosariusz
Oprogramowanie do śledzenia lokalizacji i obiegu nośników w magazynie, zwykle uzupełnione o moduł raportowania sald.
Software as a Service - model dostarczania oprogramowania przez przeglądarkę, hostowany po stronie dostawcy, bez instalacji na lokalnym komputerze.
Automatyczna wymiana danych między programem paletowym a systemem zarządzania przedsiębiorstwem, eliminująca podwójne wprowadzanie tych samych informacji.
Natychmiastowe udostępnienie danych wprowadzonych na jednym urządzeniu wszystkim pozostałym użytkownikom systemu.
Częstotliwość, z jaką dany nośnik jest wykorzystywany i przemieszczany w magazynie oraz poza nim w danym okresie.
Nośnik wielokrotnego użytku, np. paleta, podlegający ewidencji i zwrotowi.
Najczęściej zadawane pytania
Czym różni się system magazynowy palet od WMS?
System paletowy skupia się na ewidencji i saldach nośników, a WMS zarządza całym towarem i jego lokalizacjami - mogą działać razem, synchronizując dane.
Czy system magazynowy palet wymaga instalacji?
Nie, wystarczy dostęp do przeglądarki w modelu SaaS - dane są dostępne z każdego urządzenia, w tym terminala mobilnego, a aktualizacje wdraża dostawca centralnie.
Jak system śledzi lokalizację palet?
Na podstawie rejestrowanych operacji - przyjęcia, przesunięcia i wydania aktualizują zapisaną lokalizację nośnika w czasie rzeczywistym.
Czy program działa bez dostępu do internetu?
Podstawowa wersja wymaga połączenia z siecią, ponieważ dane są przechowywane centralnie, a nie lokalnie na urządzeniu - to ta centralizacja pozwala na natychmiastową synchronizację między komputerem, tabletem i telefonem.
Czy dane wprowadzone na jednym urządzeniu są widoczne od razu na pozostałych?
Tak - system synchronizuje dane w czasie rzeczywistym, więc operacja zarejestrowana na telefonie w magazynie pojawia się w raportach przeglądanych na komputerze niemal natychmiast.
Czy różne urządzenia mają różne uprawnienia dostępu?
Nie - uprawnienia są przypisane do konta użytkownika, a nie do urządzenia. Ta sama osoba widzi te same funkcje niezależnie od tego, czy loguje się z komputera, tabletu czy telefonu.
Czy dane z systemu można eksportować do księgowości?
Tak, większość programów pozwala wyeksportować raporty do arkusza kalkulacyjnego lub przesłać dane bezpośrednio do systemu księgowego poprzez integrację.
Czy warto testować system przed wyborem, czy wystarczy opis funkcji na stronie dostawcy?
Warto przetestować - wersja demonstracyjna pokazuje, czy interfejs pasuje do sposobu pracy konkretnego zespołu. Różnice w wygodzie obsługi bywają większe, niż wynikałoby to z samej listy funkcji.
Czy system magazynowy palet nadaje się dla małej firmy, czy tylko dla dużych magazynów?
Nadaje się dla obu - podstawowe funkcje przydają się już przy kilkudziesięciu paletach w obrocie. Skala firmy decyduje raczej o liczbie dodatkowych modułów, nie o tym, czy system w ogóle ma sens.
Ile kosztuje system magazynowy palet?
Zależy od liczby użytkowników, zakresu integracji i wyboru między chmurą a instalacją własną. Orientacyjne widełki znajdziesz na stronie cennika.
Czy dane w systemie są bezpieczne?
Dane przechowywane są na serwerach dostawcy z odpowiednimi zabezpieczeniami i regularną kopią zapasową - warto to zweryfikować przy wyborze konkretnego dostawcy, podobnie jak zakres wsparcia technicznego.