Zestawienie dokumentów według przewoźnika grupuje dokumenty przyjęcia, wydania, przesunięcia i zwrotu związane z danym przewoźnikiem. Powiązanie ich z kwitami paletowymi i saldem kontrahenta pozwala szybko wyjaśnić rozbieżność i ocenić, który przewoźnik rzetelnie się rozlicza.
Firma współpracująca z kilkoma przewoźnikami jednocześnie szybko traci orientację, który dokument dotyczy którego kursu, jeżeli dokumenty PZ, WZ, MM i ZW są rozproszone w systemie bez wspólnego klucza. Zestawienie według przewoźnika grupuje je w jednym miejscu, więc łatwiej sprawdzić, ile operacji zrealizował dany przewoźnik w wybranym okresie.
Studio PWS.net przypisuje przewoźnika do dokumentu już w momencie jego rejestracji, dzięki czemu zestawienie powstaje automatycznie, bez ręcznego przeszukiwania archiwum. Dane można dodatkowo powiązać z modułem rozliczeń, co pozwala zestawić liczbę dokumentów z fakturą od przewoźnika bez przepisywania danych między systemami.
Co zawiera zestawienie dokumentów według przewoźnika
Poniżej pokazujemy, kto w firmie sięga po takie zestawienie najczęściej, co dokładnie ono obejmuje i jakie korzyści daje w codziennej współpracy z przewoźnikami.
Kto w firmie korzysta z takiego zestawienia
W praktyce z zestawienia dokumentów wg przewoźnika korzysta kilka osób naraz - dział logistyki sprawdza terminowość dostaw, księgowość porównuje dokumenty z fakturami przewoźnika, a osoba odpowiedzialna za zakupy transportowe wykorzystuje te same dane przy negocjacji nowych warunków współpracy.
Zawartość zestawienia dokumentów
Zestawienie dokumentów według przewoźnika to raport, który grupuje wszystkie istotne dokumenty magazynowe oraz transportowe związane z danym przewoźnikiem. Do najważniejszych dokumentów w takim zestawieniu należą:
- Dokumenty przyjęcia towaru (PZ) - rejestrujące moment przyjęcia towaru do magazynu, dostarczonego przez konkretnego przewoźnika.
- Dokumenty wydania towaru (WZ) - dokumentujące wydanie towaru z magazynu do przewoźnika w celu dalszej dystrybucji.
- Dokumenty przesunięcia międzymagazynowego (MM) - dotyczące przesunięć towarów między różnymi lokalizacjami magazynowymi, realizowanych przez danego przewoźnika.
- Dokumenty zwrotu (ZW) - odnoszące się do zwrotu towaru do magazynu lub zwrotu palet do przewoźnika.
W skrócie, każdy z tych dokumentów wiąże przewoźnika z inną rolą w danej operacji:
| Dokument | Co obejmuje | Rola przewoźnika |
|---|---|---|
| PZ | Przyjęcie towaru do magazynu | Dostarcza towar do magazynu |
| WZ | Wydanie towaru z magazynu | Odbiera towar do dalszej dystrybucji |
| MM | Przesunięcie między lokalizacjami magazynowymi | Realizuje transport między lokalizacjami |
| ZW | Zwrot towaru lub palet | Zwraca towar do magazynu lub palety do przewoźnika |
Korzyści z zestawienia dokumentów
Zestawienie pozwala monitorować, jakie operacje zrealizował dany przewoźnik, co ułatwia rozliczenia finansowe i szybsze wychwycenie nietypowych sytuacji, na przykład powtarzających się braków przy zwrocie palet. Umożliwia też porównanie przewoźników między sobą - widać, który dotrzymuje terminów i rozlicza się bez zastrzeżeń, a z którym warto renegocjować warunki współpracy lub rozważyć zmianę partnera logistycznego.
Wsparcie nowoczesnych technologii
Studio PWS.net rejestruje operacje magazynowe i transportowe od razu z przypisanym przewoźnikiem, więc zestawienie nie wymaga ręcznego sortowania danych później. Filtrowanie według okresu, przewoźnika lub rodzaju dokumentu pozwala dopasować raport do konkretnej potrzeby, a integracja z modułem mobilnym pozwala pracownikom w terenie aktualizować dane na bieżąco, zamiast wprowadzać je zbiorczo po powrocie do biura.
Więcej o zasadach prowadzenia takiej dokumentacji piszemy w artykule o ewidencji i dokumentach magazynowych.
Jak wdrożyć zestawienia dokumentów w praktyce
Wdrożenie takiego zestawienia w codziennej pracy magazynu sprowadza się do kilku kroków.
- Ustal częstotliwość generowania zestawienia, dopasowaną do liczby przewoźników i skali współpracy.
- Skonfiguruj filtrowanie według rodzaju dokumentu, okresu lub konkretnego przewoźnika.
- Połącz każdy wiersz zestawienia z odpowiadającym mu kwitem paletowym lub dokumentem magazynowym.
- Udostępnij zestawienie z poziomu magazynu, żeby osoba przyjmująca dostawę mogła sprawdzić historię współpracy na miejscu.
Częstotliwość generowania zestawień
Nie ma jednej uniwersalnej częstotliwości - firmy współpracujące z kilkoma przewoźnikami na stałe generują zestawienie raz w tygodniu, natomiast przy sporadycznych zleceniach wystarczy raport tworzony na żądanie, na przykład przed spotkaniem rozliczeniowym z danym partnerem.
Filtrowanie według rodzaju dokumentu i okresu
Samo zestawienie zyskuje na wartości, gdy można je zawęzić do konkretnego okresu, przewoźnika lub rodzaju dokumentu - na przykład tylko do dokumentów zwrotu, gdy trzeba wyjaśnić rozbieżność w saldzie palet z jednym z partnerów.
Powiązanie z kwitami paletowymi
Każdy wiersz zestawienia najwięcej mówi, gdy jest połączony z konkretnym kwitem paletowym lub dokumentem magazynowym - dzięki temu w razie pytania od przewoźnika można od razu pokazać źródłowy zapis, zamiast szukać go osobno w innym systemie.
Dostęp do zestawień z poziomu magazynu
Osoba przyjmująca dostawę może sprawdzić historię współpracy z danym przewoźnikiem bezpośrednio z poziomu telefonu, zanim jeszcze podpisze kolejny dokument - przydaje się to zwłaszcza wtedy, gdy wcześniej zdarzały się rozbieżności w magazynie z danym kontrahentem.
Warto wracać do takich zestawień nie tylko przy bieżącym rozliczeniu, ale też przed przedłużeniem umowy z przewoźnikiem - historia z ostatnich miesięcy mówi więcej niż pojedyncza rozmowa, zwłaszcza w ramach szerszej kontroli jakości palet i procesów logistycznych.
Glosariusz
Raport grupujący wszystkie dokumenty magazynowe i transportowe powiązane z jednym, wybranym przewoźnikiem w danym okresie rozliczeniowym.
Skróty oznaczające odpowiednio przyjęcie, wydanie, przesunięcie międzymagazynowe i zwrot towaru lub palet.
Zawężenie raportu do wybranego przewoźnika, okresu lub rodzaju dokumentu, ułatwiające szybkie odnalezienie konkretnej, interesującej nas operacji.
Najczęściej zadawane pytania
Czy zestawienie dokumentów wg przewoźnika zastępuje umowę transportową?
Nie - zestawienie porządkuje dane o zrealizowanych operacjach, natomiast warunki współpracy, w tym stawki i terminy, wciąż wynikają z odrębnej umowy zawartej z danym przewoźnikiem.
Jak wykorzystać zestawienie przy wyborze nowego przewoźnika?
Historia dotychczasowej współpracy - liczba rozbieżności, terminowość, częstotliwość reklamacji - to konkretny punkt odniesienia przy negocjacjach z nowym partnerem lub przy podejmowaniu decyzji o kontynuowaniu współpracy z obecnym.
Czy zestawienie można eksportować do arkusza kalkulacyjnego?
Tak, większość systemów pozwala wyeksportować dane do formatu arkusza, co przydaje się przy dalszej analizie w narzędziach zewnętrznych lub przy przekazywaniu zestawienia do księgowości.
Co zrobić, gdy dokument nie jest przypisany do żadnego przewoźnika?
Warto ustalić w firmie zasadę, że każdy dokument transportowy musi mieć przypisanego przewoźnika już w momencie rejestracji - poprawianie braków po fakcie jest znacznie bardziej czasochłonne niż jednorazowe uzupełnienie pola przy wprowadzaniu danych.
Czy małe firmy z jednym przewoźnikiem też potrzebują takiego zestawienia?
Tak, choć w mniejszej skali - nawet przy jednym stałym przewoźniku zestawienie ułatwia szybkie porównanie liczby dokumentów z fakturą i wychwycenie ewentualnej rozbieżności bez przeszukiwania wszystkich dokumentów od nowa.
Czy warto oznaczać w zestawieniu palety zwrócone niekompletnie?
Tak, warto odnotować taką sytuację osobno, na przykład dopiskiem w polu uwag, zamiast pozostawiać ją wyłącznie w pamięci pracownika. Przy kolejnym rozliczeniu z tym samym przewoźnikiem taki zapis pozwala od razu wskazać, ile nośników brakuje i od którego dokładnie transportu.
Czy zestawienie pomaga przy reklamacjach dotyczących uszkodzonego towaru?
Tak - jeśli w zestawieniu widać, który dokument dotyczył danej dostawy i jaki przewoźnik ją realizował, łatwiej ustalić, na którym etapie mogło dojść do uszkodzenia, zamiast opierać się wyłącznie na relacji słownej uczestników transportu.
Raport wg przewoźnika grupuje obroty jednym kliknięciem
Zestawienie dokumentów według przewoźnika