Rozliczanie palet polega na prowadzeniu osobnego salda dla każdego kontrahenta i przewoźnika - rośnie ono przy wydaniu nośników pod towarem, a maleje przy zwrocie. Większość rozbieżności bierze się z przesunięcia w czasie i uszkodzonych palet, a nie z nieuczciwości którejkolwiek ze stron.
Rozliczanie palet sprowadza się do prowadzenia salda dla każdego kontrahenta osobno. Saldo rośnie, gdy wydajemy nośniki pod towarem, i maleje, gdy wracają. Problem polega na tym, że obie strony prowadzą własną ewidencję i przy braku wspólnego dokumentu każda ma inny wynik.
Najczęstsze źródło rozbieżności to nie oszustwo, tylko przesunięcie w czasie. Palety wydane pod koniec miesiąca wracają w następnym, a jeśli jedna strona księguje je datą wydania, a druga datą zwrotu, salda różnią się o wartość, która sama się wyrówna - tyle że nikt tego nie wie w momencie sporu.
Drugie źródło to nośniki uszkodzone. Paleta zwrócona w stanie niepełnowartościowym bywa przyjmowana przez jedną stronę jako zwrot, a przez drugą odrzucana - i bez karty oceny palety dołączonej do kwitu nie ma jak ustalić, kto ma rację.
Rozliczenie okresowe, prowadzone raz na miesiąc na podstawie zestawienia obrotów, zamyka obie te kwestie. Wymaga jednak, żeby dokumenty istniały i były kompletne - dlatego rozliczanie i ewidencja to w praktyce jeden proces, a nie dwa.
Trzy źródła rozbieżności i jak im zapobiegać
| Źródło rozbieżności | Jak powstaje | Jak zapobiegać |
|---|---|---|
| Przesunięcie w czasie | Strony księgują operację inną datą - wydania albo zwrotu | Ustalić wspólną zasadę księgowania z kontrahentem |
| Nośnik uszkodzony | Jedna strona uznaje zwrot, druga go odrzuca | Karta oceny palety dołączona do każdego kwitu |
| Brak wspólnego dokumentu | Operacja nie ma potwierdzenia żadnej ze stron | Kwit paletowy podpisywany przy każdym przekazaniu |
Pierwsze źródło - przesunięcie w czasie - najłatwiej wychwycić w zestawieniu obrotów, czytanym w kilku przekrojach naraz: według kontrahenta (ile jest winien konkretny partner), według przewoźnika (na którym odcinku łańcucha transportu mogła powstać rozbieżność) i według okresu (czy saldo rośnie, czy się stabilizuje). Paleta widoczna jednocześnie w dwóch dokumentach zwykle oznacza, że zwrot lub przesunięcie zostały odtworzone z pamięci już po fakcie, zamiast zarejestrowane w chwili, w której faktycznie nastąpiły.
Drugie źródło - nośnik uszkodzony - rozstrzyga karta oceny palety dołączona do kwitu. Zawiera datę kontroli, stan techniczny, rodzaj palety oraz podpis osoby oceniającej, najlepiej złożony w obecności drugiej strony, żeby ocena nie była później kwestionowana. Bez takiego zapisu spór o stan nośnika sprowadza się do słowa przeciwko słowu, bo po kilku tygodniach obie strony pamiętają tę samą dostawę inaczej.
Trzecie źródło - brak wspólnego dokumentu - eliminuje kwit paletowy zawierający komplet sześciu grup danych: nagłówek z numerem i datą, dane obu stron transakcji, opis przekazywanych palet (rodzaj, liczba, stan techniczny), powód i miejsce operacji, podpisy stron oraz potwierdzenie odbioru. W obrocie z kontrahentami niemieckimi ten sam dokument bywa nazywany DPL-Schein albo Palettenschein - zakres wymaganych danych jest identyczny, zmienia się tylko nazwa. Kwit paletowy warto przechowywać co najmniej rok, bo to zwykle najdłuższy okres, w którym realnie dochodzi jeszcze do rozliczenia zaległego salda z danym kontrahentem.
Jak wygląda rozliczenie okresowe krok po kroku
- Wygeneruj zestawienie obrotów z danym kontrahentem lub przewoźnikiem za wybrany okres.
- Porównaj wynik z zestawieniem drugiej strony, zaczynając od najnowszych operacji.
- Przy rozbieżności odszukaj konkretny dokument źródłowy - kwit paletowy lub kartę oceny - zamiast polegać na samej liczbie w saldzie.
- Zatwierdź rozliczenie i zapisz je jako punkt odniesienia dla kolejnego okresu.
Ten sam proces dotyczy zarówno kontrahentów handlowych, jak i przewoźników - z tą różnicą, że przewoźnik bywa trzecią stroną w łańcuchu, więc warto prowadzić dla niego osobne saldo, opisane szerzej przy saldach palet.
System prowadzi przy tym saldo w dwóch stanach - zatwierdzonym, wynikającym z potwierdzonych dokumentów, oraz w buforze, gdzie czekają operacje jeszcze niezamknięte. Do chwili zatwierdzenia rozliczenia dane w buforze są roboczym szacunkiem, a nie ostatecznym wynikiem - dopiero zatwierdzenie przenosi je do salda, które staje się punktem odniesienia dla kolejnego okresu. Zestawienia salda dostępne są dodatkowo w pięciu przekrojach - wg kontrahenta, wg kontrahenta w danej lokalizacji, wg lokalizacji, wg przewoźnika oraz wg przewoźnika w danej lokalizacji - co pozwala sprawdzić, w którym magazynie albo u którego przewoźnika faktycznie powstała rozbieżność, zamiast zgadywać na podstawie jednej zagregowanej liczby.
Część odbiorców sprawdza własne saldo samodzielnie, w panelu WebOrdering, bez logowania się do pełnego systemu magazynowego. Obie strony widzą wtedy te same liczby zamiast czekać na osobne zestawienie przygotowywane ręcznie przez jedną z nich - to samo w sobie ogranicza pole do sporu, zanim jeszcze dojdzie do formalnego rozliczenia okresowego.
Rozliczenie zależy od rodzaju nośnika
Nie każda paleta wchodzi do salda w ten sam sposób. Paleta EPAL podlega wymianie 1:1 przy rozładunku albo, gdy wymiana na miejscu nie jest możliwa, rozliczeniu okresowemu na tych samych zasadach co pozostałe nośniki zwrotne. Paleta przemysłowa rozliczana jest okresowo, ale bez bezpośredniej wymiany sztuka za sztukę. Paleta jednorazowa nie wchodzi do salda zwrotnego wcale - nie podlega wymianie ani zwrotowi, więc zapisywanie jej razem z nośnikami zwrotnymi tylko zniekształca wynik i utrudnia rozliczenie. Gdy odbiorca oddaje inny typ nośnika niż otrzymał, warunki takiej zamiany lepiej ustalić z kontrahentem pisemnie z góry, niż negocjować je przy każdym pojedynczym rozładunku - szerzej opisane przy rozliczeniu palet zwrotnych.
Podobna, choć nie identyczna zasada obowiązuje przy pojemnikach IBC (mauzerach) - saldo prowadzi się dla nich osobno od palet, tym samym mechanizmem: rejestracja wydania i zwrotu, kontrola stanu przy powrocie do magazynu i bieżące rozliczenie z danym kontrahentem. Mauzer krąży jednak rzadziej niż paleta, bo jego cykl obejmuje dodatkowo mycie i przegląd techniczny związany z ważnością certyfikatu UN, więc saldo IBC warto przeglądać rzadziej niż saldo palet, za to dokładniej przy każdym przeglądzie. W modelu poolingu zasada zmienia się jeszcze inaczej - nośnik należy do operatora puli, więc rozliczeniu podlega samo jego użycie, a nie cały cykl życia jak przy paletach własnych, a zwrot uszkodzonego nośnika poolingowego rozlicza się z operatorem, nie z bezpośrednim odbiorcą towaru.
Rozliczanie sald, niezależnie od typu nośnika, jest częścią każdego wariantu licencji Studio PWS.net, od 500 PLN netto miesięcznie - różnice między wariantami dotyczą liczby użytkowników i zakresu integracji, nie zakresu samej ewidencji sald, co opisuje dokładniej cennik.
Glosariusz
Ustalenie salda z kontrahentem na podstawie zestawienia obrotów za dany, powtarzalny okres, zwykle miesiąc.
Bieżąca różnica między liczbą palet wydanych a zwróconych wobec danego kontrahenta lub przewoźnika.
Różnica między saldem prowadzonym przez firmę a saldem drugiej strony, zwykle wynikająca z przesunięcia w czasie lub braku dokumentu.
Zwrot jednej pełnowartościowej palety w zamian za jedną wydaną, rozliczany na miejscu przy rozładunku, bez czekania na okresowe zestawienie.
Operacje zarejestrowane, ale jeszcze niezatwierdzone w rozliczeniu okresowym - stają się częścią salda ostatecznego dopiero po zatwierdzeniu.
Najczęściej zadawane pytania
Jak często warto rozliczać salda z kontrahentami?
Zwykle raz w miesiącu, na podstawie zestawienia obrotów za dany okres - częstsze rozliczenia mają sens przy bardzo dużym natężeniu operacji, rzadsze utrudniają wychwycenie narastającej rozbieżności.
Co zrobić, gdy nasze saldo różni się od salda kontrahenta?
Porównać dokumenty źródłowe obu stron operacja po operacji, zaczynając od najnowszych - różnica najczęściej dotyczy jednego lub dwóch wpisów, a nie całej historii współpracy.
Czy saldo z przewoźnikiem prowadzi się tak samo jak z kontrahentem handlowym?
Zasada jest ta sama - zapis operacji i porównanie z drugą stroną - ale przewoźnik bywa dodatkowym, trzecim uczestnikiem obok dostawcy i odbiorcy, więc warto prowadzić dla niego osobne saldo, a nie doliczać je do jednej ze stron transakcji.
Czy rozliczenie palet można zautomatyzować całkowicie?
W dużej mierze tak, o ile ewidencja jest prowadzona na bieżąco i konsekwentnie - system generuje wtedy zestawienie automatycznie, a rola człowieka ogranicza się do weryfikacji wyniku i kontaktu z kontrahentem przy realnych rozbieżnościach.
